Se você está em busca de uma solução prática para gerenciar arquivos dentro do sistema TOTVS RM, você chegou ao lugar certo. Neste post, vamos explorar o FileRepo, uma ferramenta que promete facilitar a anexação e o armazenamento de documentos, como notas fiscais e manuais de produtos, diretamente no sistema. Vamos entender como configurar e utilizar essa nova funcionalidade, além de discutir suas vantagens e limitações.
O Que é o FileRepo?
O FileRepo é um repositório de arquivos que se integra ao sistema TOTVS RM, permitindo que os usuários anexem documentos em qualquer tela do sistema. Antes do FileRepo, muitos usuários enfrentavam dificuldades para armazenar e acessar arquivos como notas fiscais. Agora, essa tarefa se tornou muito mais simples e acessível. É importante destacar que o FileRepo não deve ser confundido com uma gestão eletrônica de documentos (GED). Enquanto a GED permite um controle mais rigoroso sobre quem acessa e gerencia os documentos, o FileRepo oferece uma solução mais prática e econômica, ideal para empresas que buscam uma entrada mais simples para o armazenamento de arquivos.
Vantagens do FileRepo
O planejamento executivo é essencial para definir como a obra será realizada. Ele abrange desde o cronograma de execução até a alocação de recursos. No TOTVS, você pode criar um planejamento detalhado que considera:
- Praticidade: Com o FileRepo, o processo de anexar arquivos é rápido e fácil, permitindo que qualquer usuário consiga realizar essa tarefa sem complicações.
- Custo-benefício: Ao contrário de soluções de GED que podem exigir investimentos significativos, o FileRepo é uma alternativa mais acessível
- Integração: O FileRepo pode ser utilizado em diversos módulos do TOTVS RM, oferecendo flexibilidade e funcionalidade.
Como Configurar o FileRepo
Agora que você já sabe o que é o FileRepo e quais suas vantagens, vamos ao passo a passo de como configurá-lo. Para isso, você precisará seguir alguns passos simples na plataforma Google Cloud e no TOTVS RM.
Passo 1: Criar uma Conta de Serviço no Google
Para integrar o FileRepo com o Google Drive, você deve primeiro criar uma conta de serviço no Google Cloud. Acesse o Google Cloud Platform e crie um novo projeto. Dê um nome ao projeto, como “FileRepo”.
Passo 2: Ativar a API do Google Drive
Uma vez que seu projeto estiver criado, vá para a seção “APIs e Serviços” e busque pela API do Google Drive. Ative essa API para que o FileRepo possa se comunicar com o Google Drive.
Passo 3: Criar a Conta de Serviço
No painel de navegação, acesse “IAM e Admin” e, em seguida, “Contas de Serviço”. Crie uma nova conta de serviço, fornecendo um nome e uma descrição. Selecione o papel de editor para essa conta e conclua o processo.
Passo 4: Gerar Chaves de Acesso
Após criar a conta de serviço, você precisará gerar uma chave de acesso. Vá até “Gerenciar Chaves” e adicione uma nova chave do tipo JSON. Essa chave será essencial para a integração entre o TOTVS RM e o Google Drive.
Passo 5: Configurar o TOTVS RM
Agora, com a chave gerada, abra o módulo de serviços globais no TOTVS RM. Acesse “Conectores” e selecione “Repositório de Arquivo”. Aqui, você poderá fazer upload da chave JSON que você baixou anteriormente.
Utilizando o FileRepo no TOTVS RM
Com o FileRepo configurado, você pode começar a anexar arquivos diretamente em seu sistema. Por exemplo, ao acessar o cadastro de produtos, você verá um ícone que representa o repositório de arquivos. Clique no ícone, selecione o arquivo que deseja anexar e pronto! O arquivo estará disponível para consulta e download.
Tipos de Arquivos Aceitos
O FileRepo aceita diversos tipos de arquivos, incluindo imagens e documentos PDF. Isso significa que você pode usar essa ferramenta para armazenar manuais, notas fiscais e qualquer outro tipo de arquivo que sua empresa utilize.
Considerações Finais
O FileRepo é uma solução inovadora que veio para facilitar a vida dos usuários do TOTVS RM. Embora não ofereça todos os recursos de uma gestão eletrônica de documentos, ele se destaca pela praticidade e pelo custo acessível. Para empresas que precisam de uma solução rápida e eficaz para gerenciar arquivos, o FileRepo é uma excelente escolha.
Se você ainda não experimentou o FileRepo, agora é a hora de explorar suas funcionalidades. A integração com o Google Drive torna o processo ainda mais simples e acessível.
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