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A transformação digital falha menos por tecnologia e mais por adoção. Na prática, a maior parte dos projetos de ERP não enfrenta problemas porque o sistema é ruim, mas porque o time não incorporou o TOTVS ao dia a dia com confiança, padrão e ritmo.
Por isso, gestão de mudanças e capacitação contínua precisam ser tratadas como pilares do projeto — não como atividades secundárias. Elas são fundamentais para reduzir rupturas e garantir que a operação continue rodando durante e depois da implantação.
Esse ponto é ainda mais crítico no universo TOTVS, que oferece uma grande riqueza de recursos (Protheus, RM, Datasul, Winthor, Fluig, RH, Fiscal etc.) e, ao mesmo tempo, convive com uma realidade desafiadora: rotatividade de pessoas, mudanças legais frequentes, atualizações constantes e processos diferentes por área.
A própria TOTVS mantém um ecossistema robusto de capacitação (Universidade TOTVS e Portal de Treinamentos), reforçando que gente treinada faz parte do valor do software.
Neste artigo, a proposta é clara: mostrar como treinamento e capacitação contínua em TOTVS se tornam um diferencial competitivo, e como a TNU transforma isso em método, com foco em adoção acelerada e performance operacional.
Por que capacitação contínua em ERP virou requisito (e não luxo)
Quando o ERP entra (ou evolui), ele muda o jeito de trabalhar:
- rotinas de compras e aprovações,
- cadastros e processos fiscais,
- faturamento e fechamento contábil,
- controle de estoque e custos,
- RH e obrigações legais.
Sem um plano estruturado de treinamento e gestão de mudanças, o risco é previsível: queda de produtividade, erro operacional, retrabalho e rejeição do sistema.
Estudos mostram que treinamento influencia diretamente fatores como facilidade de uso percebida, utilidade percebida e atitude do usuário em relação ao ERP. Ou seja: capacitar não é custo — é condição para adoção.
Principais desafios de empresas que usam TOTVS sem capacitação contínua
1) O ERP vira “sistema de poucos”
É comum duas ou três pessoas virarem as “donas do TOTVS”, enquanto o restante do time opera no improviso.
Sintomas frequentes:
- dependência excessiva de usuários-chave,
- gargalos no suporte interno,
- baixa autonomia dos times,
- risco alto quando alguém sai da empresa.
2) Falta de padrão nos processos
Sem um modelo de capacitação, cada área cria seu próprio jeito de usar o sistema.
O resultado aparece rápido:
- cadastros inconsistentes,
- relatórios que não batem,
- fiscal e contábil apagando incêndio,
- auditorias com ruído.
3) Crescimento do volume de chamados
Usuários sem treinamento:
- abrem chamados por microdúvidas,
- ou criam “atalhos” fora do ERP.
Isso gera:
- sobrecarga do suporte,
- lentidão operacional,
- aumento do risco de erro
4) Atualizações e mudanças legais viram trauma
O TOTVS evolui constantemente, assim como legislações (eSocial, fiscal, obrigações acessórias). Sem capacitação contínua, a empresa fica defasada.
O próprio investimento da TOTVS em conteúdos e trilhas por linha (Protheus, RM, Datasul etc.) reforça que atualização é parte do jogo.
5) ROI do ERP fica limitado
O sistema está implantado, mas a empresa usa apenas uma fração do potencial.
Sem capacitação, ela:
- não explora automações,
- usa pouco relatórios e indicadores,
- não amadurece processos,
- perde retorno sobre o investimento em ERP.
Como a TOTVS apoia a capacitação — e onde entra o diferencial da TNU
A TOTVS oferece a base de educação, por meio da Universidade TOTVS e do Portal de Treinamentos, com cursos, EAD e trilhas por linha.
O diferencial da TNU está em transformar isso em estratégia aplicada. Não é treinar por treinar, mas capacitar para performance, alinhando:
- parametrizações do ambiente,
- papéis e perfis dos usuários,
- indicadores de adoção e qualidade,
- ciclos contínuos de reforço.
Como funciona o método TNU de capacitação contínua em TOTVS
1) Diagnóstico de maturidade e mapeamento de papéis
Antes de treinar, a TNU estrutura o básico:
- quem usa o quê,
- rotinas críticas,
- pontos de erro recorrente,
- áreas que precisam de padronização.
Entregável típico: matriz de perfis (usuário operacional / key user / gestor).
2) Trilhas de aprendizagem por rotina (não por módulo)
Treinamento “por tela” não fixa.
Treinamento “por rotina” funciona porque o usuário se reconhece no processo.
Exemplo (Compras):
- requisição → aprovação → pedido → recebimento → notas → impacto no estoque e financeiro
3) Treinamento prático, com cenários reais
A capacitação é baseada no dia a dia:
- “o que fazer quando…”
- “como evitar erros comuns…”
- “qual padrão não quebra fiscal e estoque…”
Isso aumenta a utilidade percebida e acelera a adoção.
4) Materiais curtos, reutilizáveis e padronizados
Para facilitar aplicação:
- checklists por rotina,
- guias rápidos,
- erros comuns e como evitar,
- modelos de cadastro,
- pílulas e atualização.
5) Ciclo contínuo: onboarding, reciclagem e reforço
Capacitação contínua não é evento único. Ela envolve.
- onboarding de novos usuários
- reciclagem periódica,
- reforço pós-go live,
- atualização sempre que processos, sistema ou legislação mudam.
Benefícios reais da capacitação contínua em TOTVS
Quando bem implementada, a empresa passa a ter:
- menos chamados repetitivos,
- menos erros operacionais,
- mais velocidade nos fluxos,
- maior padronização de dados,
- melhor uso de automações e relatórios,
- menor dependência de usuários-chave,
- maior ROI do ERP TOTVS.
Conclusão: o diferencial não é só ter TOTVS é ter pessoas preparadas
Empresas que tratam capacitação como evento acabam com um ERP subutilizado, processos frágeis e suporte sobrecarregado.
Empresas que tratam capacitação como sistema contínuo, por rotina e com método, transformam o TOTVS em:
- eficiência operacional,
- governança de dados,
- confiabilidade fiscal e financeira,
- produtividade sustentável.
Solicite um diagnóstico de adoção do seu ambiente TOTVS e descubra como a TNU Sistemas pode estruturar um programa de capacitação contínua focado em resultado real.
Referências
- Portal de Treinamentos TOTVS / Universidade TOTVS.
- Cursos TOTVS (visão geral e onde fazer).
- Créditos EAD / Universidade TOTVS.
- Modalidades recorrente/VIP (pacote de horas – Universidade TOTVS).
- Gestão de mudanças em ERP (treinamento e suporte como pilares).
- Estudo: Influência do treinamento na aceitação de ERP no Brasil (PDF).
- Base TOTVS (exemplo de documentação sobre Treinamentos no RM Gestão de Pessoas).